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年底會計(jì)要忙瘋了!送你一份最強(qiáng)報(bào)銷流程和賬務(wù)處理大全!

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西昌巧手軟件科技有限公司
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發(fā)布時(shí)間:
2018年01月29 15:16
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01

員工費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定有哪些?


1、任何一種類型之請購及支出,包含物品設(shè)備請購、差旅費(fèi)、車費(fèi)、交際費(fèi)等,必須于事件發(fā)生前依照“預(yù)算及費(fèi)用之審核權(quán)限”規(guī)定取得權(quán)責(zé)人的書面核準(zhǔn)。


2、報(bào)銷人員必須取得完整真實(shí)、合法之原始憑證(發(fā)票之單位名稱必須是正確無誤),由報(bào)銷人整齊地自行粘貼在A4紙大小之粘存單上,同類性質(zhì)必須粘在一起。“請款單”和“費(fèi)用及出差旅費(fèi)報(bào)銷申請表”按原始憑證之交易發(fā)生時(shí)間分類詳細(xì)填寫,并自行編號以便參照。付款一般采用支票、轉(zhuǎn)賬及匯入員工賬戶等方式,經(jīng)授權(quán)人員核準(zhǔn)并經(jīng)財(cái)務(wù)部復(fù)核通過,方可付款。


3、報(bào)銷以“周”為單位,并附相關(guān)憑證,不得幾周憑證粘于一起,否則財(cái)務(wù)部將予以退單處理。當(dāng)月發(fā)生的費(fèi)用應(yīng)盡量在當(dāng)月報(bào)銷,最晚不得超過發(fā)生月份的次月,如逾期須經(jīng)總經(jīng)理書面批準(zhǔn),否則財(cái)務(wù)部將不予報(bào)銷。


4、對于報(bào)銷時(shí)出現(xiàn)填寫或計(jì)算的錯(cuò)誤,公司采取只減不加的方式,針對不寫小計(jì)數(shù)和總計(jì)數(shù),報(bào)銷總額的20%將會被扣除;針對加總錯(cuò)誤,差額部分的50%將會被扣除。


5、簽名的規(guī)定:

① 所有員工在任何憑單上簽字,表示對該憑單所載事項(xiàng)以及金額完全同意,并已盡到誠實(shí)申報(bào)或認(rèn)真審核之責(zé)。

② 所有簽名應(yīng)同時(shí)附注日期,如不附注日期,當(dāng)產(chǎn)生爭議時(shí),未簽注日期之員工將承擔(dān)最不利之結(jié)果。


6、 財(cái)務(wù)復(fù)核結(jié)果視情況做下列處置:

① 退回報(bào)銷單(注明退回原因)。

② 剔除部分不合格、不合理、說明不全之金額后付款(附剔除原因)。

③ 要求報(bào)銷人員補(bǔ)充說明或補(bǔ)必要單證。

④ 交出納付(匯)款。


7、每周匯員工報(bào)銷款一次,每月的最后一個(gè)周五不匯款。


8、每周匯員工報(bào)銷款后,差異表會E-mail給各部門主管及秘書或助理,各位員工如有疑問可向各部門秘書或助理查詢。


9、 在報(bào)銷流程前,所有單據(jù)未齊備的,必須補(bǔ)齊手續(xù)后方可進(jìn)入報(bào)銷流程。



02

差旅費(fèi)的報(bào)銷手續(xù)具體流程



1、提供合法的票據(jù)。索取住宿票據(jù)時(shí),應(yīng)要求對方將票據(jù)內(nèi)容填寫完整,填寫內(nèi)容包括:單位名稱(姓名)、日期、住宿天數(shù)、單價(jià)、金額、填票人。


2、填報(bào)“工作人員出差‘五定’審批單”。內(nèi)容包括:姓名、前往地點(diǎn)及乘坐交通工具、出差任務(wù)、出差時(shí)間、領(lǐng)導(dǎo)簽批。


3、參加會議的,要求加附領(lǐng)導(dǎo)簽批的會議通知單。


4、填寫差旅報(bào)銷單。填寫內(nèi)容包括:姓名、出差日期、出差天數(shù)、出差事由、起止地點(diǎn)、起止日期、車船費(fèi)、住宿費(fèi)及其他即可。


5、提交統(tǒng)計(jì)部門審核,審核無誤,再提交財(cái)務(wù)復(fù)核核,經(jīng)辦人再將審核無誤的“差旅報(bào)銷單”報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽批。


6、公司出差人員補(bǔ)助實(shí)行包干制的,必須提供住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票,否則計(jì)入個(gè)人工資薪金所得。


7、所附單據(jù)要求有經(jīng)辦人、核算部門、財(cái)務(wù)部門審核簽字、負(fù)責(zé)人簽字。


8、提交財(cái)務(wù)報(bào)賬。




03

住宿費(fèi)的報(bào)銷手續(xù)具體流程



1、出差人員的住宿費(fèi)實(shí)行限額憑據(jù)報(bào)銷的辦法,按實(shí)際住宿的天數(shù)計(jì)算報(bào)銷。


2、出差人員由接待單位或住在親友家的,一律不予報(bào)銷住宿費(fèi)。


3、出差人員住宿費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)原則上按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,有新聞媒介采訪、會見地方政府官員和知名人士或影響公司整體形象的特殊業(yè)務(wù)情況,在分管領(lǐng)導(dǎo)允許的前提下,可按實(shí)報(bào)銷。


4、住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)一般指每天每間,若為同性二人同時(shí)出差,按一個(gè)房間標(biāo)準(zhǔn)報(bào)支,副總以上人員出差,可單獨(dú)住宿。



04

伙食補(bǔ)助費(fèi)的報(bào)銷手續(xù)具體流程


1、中午12時(shí)前離開本市按全天補(bǔ)助;

2、中午12時(shí)后離開本市按半天補(bǔ)助;

3、中午12時(shí)前抵達(dá)本市按半天補(bǔ)助;

4、中午12時(shí)后返抵本市按全天補(bǔ)助。



05

交通費(fèi)的報(bào)銷手續(xù)具體流程



1、旅途中符合乘臥(從晚八時(shí)至次日晨七時(shí)之間,在車上過夜6小時(shí)以上或連續(xù)乘車時(shí)間超過12小時(shí))而未乘座臥鋪,特快按票價(jià)50%,其它列車票價(jià)60%予以補(bǔ)助。訂票費(fèi)、退票費(fèi)原則上不予報(bào)銷,如遇特殊情況需寫書面匯報(bào),報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可報(bào)銷。


2、對于自帶車輛人員,交通補(bǔ)助費(fèi)予以取消(乘坐出租車辦事需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意)。


3、出差人員原則上不得乘坐出租車,但下列情況除外:

(1)出差目的地偏遠(yuǎn),沒有公共交通工具的;

(2)攜有巨款或重要文件須確保安全的;

(3)收、發(fā)貨物笨重,搬運(yùn)困難或時(shí)間緊迫的;

(4)陪同重要客人外出的;

(5)執(zhí)行特殊業(yè)務(wù)或夜間辦事不方便的

以上情況須請示部門主管同意后方可報(bào)銷。


4、出差人員應(yīng)按最簡便快捷的線路乘坐車船,不得饒行。出差期間經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)順道回家探親、辦事及非工作需要的參觀、游覽,其饒線多支付的費(fèi)用均由個(gè)人自理,期間按事假考勤。遇有特殊情況的,如春運(yùn)無法購票的,在請示主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可報(bào)銷。


06

通訊費(fèi)的報(bào)銷手續(xù)具體流程



除外出學(xué)習(xí)和駐廠人員外的出差人員,每天補(bǔ)助10元通訊費(fèi),特殊情況需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。



07

其它費(fèi)用的報(bào)銷手續(xù)具體流程



1、在出差過程中因業(yè)務(wù)工作需要使用招待費(fèi)應(yīng)先征得分管領(lǐng)導(dǎo)同意,并經(jīng)安排領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)并簽署意見后財(cái)務(wù)部方可審核報(bào)銷。


2、出差人員應(yīng)保留完整車(船)票時(shí)間、車次、住宿發(fā)票作為計(jì)算費(fèi)用的依據(jù),對于公司代為訂票的,應(yīng)保留復(fù)印件作為審核依據(jù)。


3、駕駛員外出按15元/百公里補(bǔ)助,行車途中的違章罰款一律不準(zhǔn)報(bào)銷。


4、兩人以上出差人員,在請示主管領(lǐng)導(dǎo)允許后,可就隨行高一級人員標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。


5、去往集團(tuán)辦事處的人員,出差途中享受伙食補(bǔ)助費(fèi)。抵達(dá)后食宿由辦事處承擔(dān),不享受伙食及住宿包干,如因辦理業(yè)務(wù)路途較遠(yuǎn),而中途無法返回辦事處就餐,可享受伙食補(bǔ)助費(fèi),但需持有辦事處負(fù)責(zé)人的簽字確認(rèn)證明。


6、外出參加會議,會議費(fèi)用中包括食宿時(shí)不再享受食住費(fèi)用,只享受市內(nèi)交通費(fèi)。會議費(fèi)用中不含食宿時(shí),按前述標(biāo)準(zhǔn)予以補(bǔ)助。


7、外出學(xué)習(xí)、駐廠人員,伙食補(bǔ)助每天16元,期間不享受市內(nèi)交通費(fèi)、住宿費(fèi)包干,途中可享受交通、伙食補(bǔ)助費(fèi)。



08

非定額備用金制度下報(bào)銷備用金的會計(jì)處理



非定額備用金是指單位對非經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門或工作人員,根據(jù)每次業(yè)務(wù)所需備用金的數(shù)額填制借款憑證,向出納員預(yù)借現(xiàn)金,使用后憑發(fā)票等原始憑證一次性到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷,多退少補(bǔ),一次結(jié)清,下次再用時(shí)重新辦理領(lǐng)借手續(xù)。報(bào)銷時(shí)財(cái)務(wù)部門編制轉(zhuǎn)帳憑證,其借方科目與定額備用金報(bào)銷時(shí)相同,其貸方科目則為“其他應(yīng)收款”科目。對于實(shí)際支出額小于預(yù)借金額的應(yīng)編制現(xiàn)金收款憑證,收回多借的現(xiàn)金;對于實(shí)際支出大于預(yù)借金額的,編制現(xiàn)金付款憑證,補(bǔ)給經(jīng)辦人員墊付的款項(xiàng)。


例:xx公司對行政科采用非定額備用金制度,行政科為購買辦公用品預(yù)借備用金1600元,預(yù)借時(shí),財(cái)務(wù)部門根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款憑證,其會計(jì)分錄為:

借:其他應(yīng)收款——備用金(行政科) 1600

貸:現(xiàn)金 16O0

行政科購買辦公用品1520元后憑發(fā)票和驗(yàn)收入庫單到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷,交回多余現(xiàn)金80元,財(cái)務(wù)部門編制轉(zhuǎn)帳憑證一張,其會計(jì)分錄為:

借:管理費(fèi)用 1520

現(xiàn)金 80

貸:其他應(yīng)收款——備用金(行政科) 1600

出納員收回多借的未用現(xiàn)金80元。

如果行政科實(shí)際購買辦公用品1780元,自己墊付了180元,則在報(bào)銷時(shí)除按規(guī)定編制轉(zhuǎn)帳憑證一張,其會計(jì)分錄為:

借:管理費(fèi)用 1780

貸:其他應(yīng)收款——備用金(行政科) 1600

現(xiàn)金 180

出納員付給行政科現(xiàn)金180元,退還行政科經(jīng)辦人員其墊付的現(xiàn)金180元。


備用金報(bào)銷的處理依企業(yè)備用金管理制度的不同而有所區(qū)別。備用金管理制度可以分為定額備用金制度和非定額備用金制度兩種。


所謂定額備用金是指單位對經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門或工作人員根據(jù)其零星開支、零星采購等的實(shí)際需要而核定一個(gè)現(xiàn)金數(shù)額,并保證其經(jīng)常保持核定的數(shù)額。實(shí)行定額備用金制度,使用定額備用金的部門或工作人員應(yīng)按核定的定額填寫借款憑證,一次性領(lǐng)出全部定額現(xiàn)金,用后憑發(fā)票等有關(guān)憑證報(bào)銷,出納員將報(bào)銷金額補(bǔ)充原定額,從而保證該部門或工作人員經(jīng)常保持核定的現(xiàn)金定額。只有等到撤銷定額備用金或調(diào)換經(jīng)辦人時(shí)才全部交回備用金。


實(shí)行定額備用金的單位,其內(nèi)部各部門或有關(guān)工作人員使用備用金購買貨物或用于零星開支后,應(yīng)將所購買的貨物交由倉庫保管員驗(yàn)收入庫,憑驗(yàn)收入庫單連同發(fā)票到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷,用于其他開支的憑發(fā)票或其他原始憑證到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。有關(guān)部門或工作人員報(bào)銷時(shí),會計(jì)人員應(yīng)編制現(xiàn)金付款憑證。出納員依據(jù)付款憑證將報(bào)銷的金額用現(xiàn)金補(bǔ)給報(bào)銷的部門或工作人員。這樣報(bào)銷后有關(guān)部門或工作人員于中的現(xiàn)金又達(dá)到了核定的限額。


例:xx公司維修科使用定額備用金制度,金額為1200元。5月14日用現(xiàn)金購買零配件800元,其備用金只剩下400元,次日到財(cái)務(wù)科報(bào)銷,會計(jì)編制付款憑證,出納員補(bǔ)給現(xiàn)金800元,這樣維修科的備用金又達(dá)到了 1200元。會計(jì)分錄是:

借:管理費(fèi)用 800

貸:現(xiàn)金 800


如果5月14日維修科購買零配件實(shí)際支付了1400元,由經(jīng)辦人員墊付現(xiàn)金200元,則5月15日報(bào)銷時(shí),出納員應(yīng)付給的現(xiàn)金就是1400元,維修科備用金在支付給經(jīng)辦人員墊付款200元后又恢復(fù)到1200元。